Ведение ручных проводок

Ручная проводка – это совокупность корректирующих дебетовых и кредитовых сумм, сбалансированная по сумме. Ручные проводки используются для создания ручных пакетных, трансформационных и консолидационных корректировок. В системе выделяются следующие типы ручных проводок:

Под каждый тип ручных проводок должен быть создан отдельный аудит данных (AU).

Каждой ручной проводке при создании присваивается уникальный номер. Также существует возможность для каждой ручной проводки ввести индивидуальное описание (комментарий).

Работа с ручными проводками выполняется в двух разделах:

Ручные проводки могут быть созданы в системе одним из четырех способов:

Поведение ручных проводок определяется совокупностью следующих настроек:

Ключевые параметры измерения «Аудит (AU)» для ручных проводок:

Определяет возможность ввода ручной поправки в пакете монитора данных: «1» включено, «0» выключено. Если включено, аудит доступен для ввода поправки в мониторе данных.

Определяет возможность ввода ручной консолидационной поправки: «1» включено, «0» выключено. Если включено, аудит доступен для ввода поправки в функционале «Консолидационные проводки»;

Важно. У аудита ручной проводки должен быть присвоен только один из вышеперечисленных признаков.

Определяет, в какой валюте возможна проводка по данному аудиту:

1 - локальная валюта. При проведении проводка будет автоматически пересчитана в валюту группы. При этом, в интерфейсе ввода проводки поле «Валюта консолидации» будет недоступно;
2 - валюта группы. Проводка вводится в валюте группы. Поле «Валюта консолидации» доступно к выбору в интерфейсе ввода проводки. При проведении проводка не будет дополнительно пересчитываться в валюту группы.

В интерфейсе управления проводками доступна опция переноса проводок, при ее вызове выбирается исходная категория и исходный период, откуда необходимо скопировать проводки. При выполнении процесса будут скопированы в текущий период только те проводки, в аудите которых отмечена данная опция.

Параметры настройки «99.Глобальные параметры»:

Если флажок не установлен, то при проведении проводки будет автоматически рассчитываться сальдо на конец периода (движение F99). Если флажок установлен, то не будет рассчитываться F99, его можно вводить в самой проводке.

При вводе ручной проводки система проверяет выбираемые аналитики на соответствие модели данных (анализы по движениям и измерениям). Будут доступны для ввода только те аналитики и значения аналитик, которые определены этими настройками.

Система консолидации предусматривает выполнение следующих действий с ручными проводками:

Для настройки новой проводки нажмите кнопку «Создать проводку» будет открыто окно «Управление проводками»:

Задайте параметры проводки:

Номер документа. Номер документа задаётся автоматически. Редактирование недоступно;
Статус документа. Статус документа задаётся автоматически. Редактирование недоступно;
Описание проводки. Введите смысловое описание проводки;
Компания. Выберите в раскрывающемся списке компанию, для которой требуется добавить проводку;
Аудит. Выберите в раскрывающемся списке код аудита;
Период. Выберите в раскрывающемся списке период консолидации выбранной компании;
Категория. Выберите в раскрывающемся списке категорию данных;
Периметр. Выберите в раскрывающемся списке периметр консолидации. При работе с проводками из монитора данных параметр «Периметр» недоступен, значение параметра устанавливается на «Не раскрыто»;

Счет. Выберите в раскрывающемся списке счёт. После задания счёта становятся доступны параметры:

Вид движения. Выберите в раскрывающемся списке вид движения. Список доступных значений видов движения формируется в соответствии с настроенными правилами «Анализа по движениям»;
Валюта консолидации. Выберите в раскрывающемся списке валюту консолидации. Доступность параметра «Валюта консолидации» зависит от установленного параметра аудита проводки - «Валюта поправки»;
Сумма Дт, Сумма Кт. Введите с помощью клавиатуры или редактора значений суммы по дебету (Дт) или кредиту (Кт). Редакторы значений становятся активными после задания дополнительных аналитик. Поля «Сумма Дт» и «Сумма Кт» не реагируют на типы счетов и знаки сумм. Допустимо вводить данные проводки в один столбец, но следует учитывать, что итог по проводке должен быть нулевым, система это проверяет.

После определения вида движения по проводке нажмите кнопку «Ввод аналитики» будет открыто окно для доопределения доступных дополнительных аналитик:

С помощью раскрывающихся списков задайте дополнительные аналитики, определённые для выбранного ранее вида движения. Состав дополнительных аналитик и список их доступных значений формируется для выбранного счета и вида движения в соответствии с настроенными правилами «Анализ по измерениям».

Для сохранения параметров нажмите кнопку «Сохранить».

Для добавления строки в проводку нажмите кнопку «Добавить в проводку». Строка с заданными настройками будет добавлена в конец списка.

Для обновления списка строк в проводке нажмите кнопку «Обновить».

Для удаления строк из списка:

Установите флажок в столбце «Выбор строки» напротив аналитик, которые требуется удалить.
Для выбора всех аналитик нажмите кнопку «Выбрать все».
Нажмите кнопку «Удалить строку».

После подтверждения выполняемого действия выбранные строки будут удалены из списка.

После закрытия окна «Управление проводками» документу будет присвоен статус «Сохранен», ручная проводка будет доступна для дальнейшей модификации содержимого. Сохраненные, но не проведенные данные не отражаются в отчётности.

Для открытия на редактирование добавленной ранее ручной проводки:

Установите флажок в столбце «Номер документа» напротив проводки, которую требуется открыть.
Нажмите кнопку «Открыть проводку».

Будет открыто окно для просмотра настроек выбранной проводки, аналогичное окну создания проводки.

Для добавления копии проводки:

Установите флажок в столбце «Номер документа» напротив проводки, которую требуется продублировать.
Нажмите кнопку «Создать по образцу».

В конец списка будет добавлена копия выбранной проводки. Документу будет присвоен статус «Сохранен», описание нового документа будет заполнено автоматически по шаблону «Копия документа {номер исходного документа}».

Для копирования проводки в другой период нажмите кнопку «Перенести проводки из выбранного периода». Будет открыто окно «Перенести проводки»:

Задайте в нём новые исходные период и категорию, затем нажмите кнопку «Выполнить». Кнопка «Выполнить» активна, если заданные исходные период и категория отличаются от целевых периода и категории.

Для обновления списка проводок нажмите кнопку «Обновить».

Для проведения ручной проводки выполните последовательность действий:

в форме «04. Консолидационные проводки»:

Установите флажок в столбце «Номер документа» напротив проводки, которую требуется открыть.
Нажмите кнопку «Провести»;

в окне «Управление проводками» для проводки, открытой на просмотр или редактирование, нажмите кнопку «Провести».

Выбранная проводка будет проведена, в столбце «Статус документа» статус сменится на «Проведен». Проведенные данные отражаются в отчетности.

Для сторнирования ручной проводки, т.е. создания копии этой ручной проводки с обратными знаками сумм, выполните последовательность действий:

в форме «04. Консолидационные проводки»:

Установите флажок в столбце «Номер документа» напротив проводки, которую требуется продублировать.
Нажмите кнопку «Сторнировать». Кнопка активна для документов в статусе «Проведен»;

в окне «Управление проводками» для проводки, открытой на просмотр или редактирование, нажмите кнопку «Сторнировать».

Проводка будет сторнирована. При сторнировании создается и сразу проводится новая проводка (копия с обратными знаками сумм исходной проводки). Новому документу присваивается статус «Проведен», у исходного документа – «Сторнирован». При этом у нового документа в описании автоматически указывается: «Документ сторнированных проводок документа {номер исходного документа}». Любые дальнейшие операции со сторнированными проводками запрещены.